時間を無駄にしない仕事術~連絡メール編~

ネット副業

 

仕事をする上で『報連相(ほうれんそう)』は大事ですよね。

 

『報連相(ほうれんそう)』とは、働く人なら当然ご存じの
報告」「連絡」「相談」のことですが、

 

正に、この『報連相(ほうれんそう)』は
毎日の仕事の上で欠かせない、

 

働く人にとって
切っても切っても、切り離せないものだと思います。

 

そんな、大事な『報連相(ほうれんそう)』ですが、

 

これらの回数を出来るだけ少なくして、時間のロスをなくすことで、
仕事のスピードもかなり違ってきます。

 

大事な大事な時間を無駄にするかしないかは、

 

きちんと先(未来)のことを考えてから
行動出来るかどうかにかかっていると思います。

 

その中でも今回は、

 

「連絡メール」についてお話したいと思います。

 

毎日の仕事の中で、メールを送ることって多いですよね。

 

  • お客様や
  • お得意先や
  • 社内の人など

 

今は電話よりも、
メールで様々な連絡をすることの方が多いのではないでしょうか。

 

メールは電話よりも手軽だし、
急ぎでない用件なら相手のことを考えても

 

メールで連絡した方が効率が良いと思います。

 

ですが、そんな便利なメールでもやはり、

 

  • 何も考えずに送る人と
  • 先のことをよく考えて送る人では

 

全く違ったメールになってくると思います。

 

例えば、会議の詳細を社内の人にメールするとします。

 

  • あまり何も考えずにメールを送るA子さんと、
  • きちんと考えてから送るB子さんの

 

2人のメールを見ていきましょう。

 

  • まずはA子さんのメール

〈件名〉会議開催のご連絡

 

〈本文〉2月14日(水)に会議を開催したいと思いますが、
ご都合いかがでしょうか?
ご返信を頂けますよう宜しくお願い致します。

とのメールを送りました。
すると、受け取ったC子さんは

 

「時間は何時なんだろう?」
と疑問に思ったので、

時間は何時からでしょうか?

との返信をしました。
すると、A子さんはそのメールに対して

時間は14:00からです。

と返信しました。
そのメールを受け取ったC子さんは、今度は

 

「場所はどこなんだろう・・・?」
と疑問に思ったので、

場所はどこでしょうか?

とまたまた返信メールを送りました。

 

それを受け取ったA子さんは返信をする → C子さんはまたまた返信をする。
と言うように、この後も何回かメールの送り合いが続きました。

 

 

  • 次にB子さんのメール

〈件名〉会議開催のご連絡

 

〈本文〉2月14日(水)14:00~(2時間ほど)会議を開催したいと思います。
場所:第2会議室
参加者:〇〇さん、〇〇さん、〇〇さん、
持参頂く物:〇〇の資料

 

上記の内容でご都合いかがでしょうか?
ご返信を頂けますよう宜しくお願い致します。

とのメールを送りました。
すると、受け取ったC子さんは

了解しました。会議の方参加させて頂きます。

との返信のみでメールが終了しました。

 

同じ連絡メールでも、送る人によって
かなり違うものになってしまっていますね。

 

では、この2人の違いは何なのでしょうか?

 

A子さんはきちんと考えずに、
思いつきでメールを送ってしまったので、

 

情報がかなり不足していて、返信の送り合いが何回か必要になって
その分時間もかかってしまいました。

 

それに比べてB子さんは、メールを送る前に、
必要な情報は何か、1通のメールで用件が済むように、

 

きちんと考えてからメールを送ったので、
相手の人も1通のメールを送るだけで済みました。

 

やはり、メール1通にしても
「何が必要か、情報の漏れはないか」

 

をしっかり考えて送れる人とそうでない人では、
仕事のスピードがかなり変わってくると思います。

 

ネット副業しかも、自分の時間だけではなく、
相手の時間も奪ってしまうことになるので、

 

メールなど送る時は注意しなければいけませんね。

 

「たかがメール1通で。」
と思われるかも知れませんが、

 

塵も積もれば山となる』です。

 

こういう小さな積み重ねが
時間の無駄をなくす」ことに繋がるのだと思います。

 

 

 

 

 

時間を無駄にしない仕事術~スキルアップ~

ネット副業

会社には、たくさんの人がいますよね。

仕事の進め方や取り組む姿勢も人それぞれ。

 

仕事のスピードも人によって全然違います。

 

みんなそれぞれ、自分の持っているスキルも経験も

違うので、当然ですが、やはり仕事は出来るに

超したことはありませんよね。

 

では、どうすれば仕事のスキルをアップさせることが出来るのでしょうか。

 

仕事が出来る人の真似をする

まずは、周りの人達の仕事っぷりをよく観察してみましょう。

 

一緒に仕事をしていて、
「この人いつも仕事早いなぁ。」とか
「この人の作った資料は見やすいなぁ。」とか

 

「この人の説明は分かりやすいなぁ。」とか
「この人はいろんな事知ってるなぁ。」等など、

 

自分の周りで、
「この人スゴイなぁ。仕事出来るなぁ。」
って人を見つけたら、その人をお手本にしましょう。

 

盗めるところは盗む!良いところは真似る
これが自分のスキルを上げる一番の方法だと思います。

 

逆に、
「この人いつも仕事遅いなぁ。」とか
「この人の説明分かりにくいなぁ。」

 

と思う人を見た時は、反面教師として、

 

「自分も同じような事をしてないだろうか。」
と自分の行動を見つめ直すようにしましょう。

 

仕事をする時は、視野を広げて、周りを観察することも大事だと思います。

 

目標を立てる

ネットで稼ぐ仕事にとりかかる時は、常に目標を立てて、

その目標を達成する事を目指しましょう。

 

目標と言っても、

そんなに大きなものでなくても良いです。

 

期限が特にない仕事があったら、自分で期限を作る。

 

「今日中に終わらせよう。」とか
「今日は、これとこれとこの仕事を片付けよう」等など・・・

 

目標を立てずに、仕事に取りかかると、

ダラダラとやってしまう可能性がありますが、
小さくても何かしら目標があれば、それに向かって進めるので、

 

「この仕事を今日中に終わらせるには、どうしたら良いか。」
「もっと早く出来る方法はないかな。」

 

と自然に考えるようになって、自分のスキルを上げることが出来ます。

 

目標を達成出来ると、単純に嬉しいですし、自信にもなるので、
今後の仕事にも良い影響になると思います。

 

目標を立てる時は、

あまりにも無茶な目標を立てないように気をつけましょう。

 

そうなると逆効果になってしまいます。

 

 

 

 

時間を無駄にしない仕事術~聞かぬは一生の恥~

仕事で分からないことがあった時は、

まず自分で調べる事が大事ですが、 調べても分からない事、

そもそもどうやって調べていいか分からない時って、ありますよね。

 

そんな時は、ほったらかしにしないで、人に聞くようにしましょう。

 

知ったかぶりをしない

ブログ「分からない。」ってことを

恥ずかしい事だと思う人が多いですが、

 

聞くは一時の恥、聞かぬは一生の恥
と、ことわざがあるように、

 

分からないことは知ったかぶりをしないで、

どんどん聞いていきましょう!

 

特に、仕事を覚えたての時は、聞きやすいと思います。

 

結構これが出来ない人って多いんですよね。

 

「こんなこと聞いたら笑われるかも・・・。」

って思ってしまって、なかなか聞けない。

 

分からないまま進めていくから、時間だけがかかって、
仕事のスピードがドンドン遅くなる。

 

私は「分からない。」ってことが、あまり恥ずかしいと思ってなくて・・・。

 

「分からないから聞いてるんですけど、何か?」

ぐらいの勢いでいます(笑)

 

もちろん、口にも顔にも出さないですよ。

心の声です。

 

聞く時は低姿勢が絶対ですから。

 

人に何かを教えてもらう時は
「勉強不足ですみません・・・」って気持ちが大事だと思います。

 

なんですが、完璧な人間なんていないし、人には得意なものと不得意なものがある。
自分が「当然これくらい知ってるよね?」って事を、他の人は知らなかったり・・・

 

もちろん、その逆もあります。

 

なので、「これ、分からないなぁ。でも聞くの恥ずかしいなぁ。」
って思うことがあまりなくて・・・。

 

それよりも、このまま、分からないまま仕事進めて、時間かかって、

効率悪い方がすごく嫌なんですよね。

 

なので、分からないのに、分かったような顔をすることがなくて、
「分かりません!」って堂々と言っちゃってます。

 

人に聞く時に注意すること

とは言っても、みんな自分の仕事で忙しいですし、人に聞くと言うことは、
相手の手を止めてしまうことになるので、注意が必要です。

 

私が人に聞く時に注意していることは、

 

  • 何度も同じ事を聞かない
  • 必ずメモをとる

 

ネット副業です。

 

1度聞いた事は2度聞かないでいいように、

ちゃんとメモをとったり、そこはきちんとしないと、

いけないところだと思ってます。

 

何度も同じ事を聞いていると、
「この人ちゃんと聞いてるのかな・・・」と、

相手に不信感を与えてしまいます。

 

相手の貴重な時間を無駄にしないように、気をつけるようにしましょう。

 

 

 

 

時間を無駄にしない仕事術~常に新しい事を学ぶ姿勢で~

ネット副業

前ページでも少し仕事の進め方について

お話しましたが、私が日々仕事をする上で、
心がけていることはまだまだあります。

 

定時で帰るぞ!」を目標に、

仕事の効率化を目指していきましょう!

 

常に新しい事を学ぶ

少し時間に余裕がある時は、新しい事を学ぶことを心がけましょう。

 

例えば、仕事でよく使うExcelWordなどで、いつもやっている方法ではなくて、
「もっと効率良く出来ないだろうか。」

と考えて、今まで使ったことがない、新しいコマンドを探してみる。

 

その時私はよく「ヘルプ」を使います。

 

すると、新しいコマンドの使い方が覚えられて、

今までベストだと思ってやっていたやり方より、

更に早く出来る方法が見つかったりします。

 

その時は

「あまり使えないかなぁ。」

と思ったものでも、 後になって

 

「あ、そういえばこの前みつけた方法がいいかも。」

と、 役に立つ時がきたりします。

 

いろいろなやり方を知れば知るほど、その場面ごとにベストのものを選択出来るので、

効率良く仕事を進める事が出来ます。

 

仕事をする時は、『常に学ぶ』ことを忘れずに、

自分のスキル向上を目指しましょう。

 

作業記録を作成する

毎日、自分がした仕事の内容を作業記録として作成し、管理していきましょう。

 

この仕事にどれくらいかかったか、これまでどの様な仕事をしてきたかなど、
分かるようにしておくと、今後同じような仕事をする時に参考に出来ます。

 

そして、私は何度か経験があるのですが、以前に頼まれた仕事と
同じものを頼まれることがあります。

 

依頼者が頼んだことを忘れてしまっているのでしょう。

 

その時に、作業記録をつけていると、
「これはいついつ頼まれて、もう作成したものですよ。」
と言うことが出来ます。

 

もし、記録をつけていなければ、同じ事をするはめになって、
それはそれは無駄な時間を費やすことになります。

 

でも、実際忙しくて仕事に追われていたりすると、

記憶が抜けてしまうことがあるんですよね。

 

人間は忘れる生き物なので、記録を付けておくことは、

とても大事なことだと思います。

 

マニュアルを作成する

私は新しい仕事を覚えたり、たまにしかしない仕事は
マニュアル』を作成するようにしています。

 

毎日やらない仕事は、すぐに忘れてしまうので、何度も同じ事を聞いたり、

調べたりしないでいいようにしておくことが大事です。

 

忙しくてマニュアルを作る時間がない!

 

って時はとりあえず、大事なキーワードだけでもメモをとっておき、

時間に余裕がある時に作成するようにしましょう。

 

今後人に教える時にも役に立ちますし、一気に作成するとなると、すごく大変なので、

ちょっとずつ進めていくのが良いと思います。

 

 

 

 

時間を無駄にしない仕事術~優先順位を明確に~

仕事

 

人はなぜ仕事をするのでしょうか?
それは、「お金を稼ぐため」ですよね。

 

人は生きていくためには、お金が必要です。

 

中には「お金のためじゃない!」
という人もいるかも知れませんが、

 

やはり多くの人は、お金を稼ぐために仕事をするのだと思います。

 

だけど、「仕事なんてしたくな~い!」
と思う日もあると思います。

 

人によっては、毎日かもしれませんが・・・。

 

それでも仕事をしなければ、お金を稼がなければ、
人は生きてはいけません。

 

どうせやらなければいけないのなら、
仕事をする時間は出来るだけ短くして、

 

自分の好きな事をやる時間をう~んと増やして、

 

「楽しく毎日を過ごしたい!」
と私は思います。

 

その方がきっと人生は楽しいです。

 

私の日々の研究のテーマである、

 

『どんな風に仕事を進めれば、
ちゃっちゃと終わらせることが出来るのか?』

 

についてお話していきたいと思います。

 

仕事の優先順位をつける

まず最初に仕事の優先順位をつけましょう。

 

その仕事は

 

  • 急ぎなのか、急ぎでないのか
  • いつまでにやらないといけないのか

 

ネット副業期限があるものとそうでないものに分けて、

どの仕事からやっていくのか、

 

取り組んでいく順番を決めます。

 

順番が決まったら、

Excelでリストを作成したり、

 

メモをとったりして、

きちんと管理するようにしましょう。

 

その際、クリアファイルを使って、

  • 急ぎの仕事、
  • 急ぎでない仕事

 

を、仕分けしておくと良いと思います。

 

  • クリアファイルを色別で分けたり、
  • テプラでラベルを作ったり、
  • インデックスを活用する

 

など、見やすいように工夫しましょう。

 

優先順位は途中で変わることも多々ありますので、

その都度変更しやすいように、リストで管理するのがオススメです。

 

仕事を進める上で優先順位をつけることは、非常に重要なことなので、
ここはしっかりやっていきましょう。

 

頭を使う仕事は午前中に

複雑で難しい仕事や、頭を使って考えなければいけないような仕事は、
脳が元気でスッキリしている午前中にやるのが良いと思います。

 

朝から仕事をしていると、夕方になると脳は疲れきって、

思考能力が落ちてしまいます。

 

考える仕事は午前中に、

頭を使わないでいい単純作業的なことは夕方にやるのがいいでしょう。

 

私も何度か経験があるのですが、

 

夕方にやろうとして、どうしても出来なくて、
次の日の朝にやってみたら、あっさり出来てしまって・・・。

 

「昨日の苦労は何だったんだ・・・。」と。

 

「疲れ」というものは恐ろしいものだと実感しました。

 

まずは自分で調べてみる

ネットで稼ぐ

 

仕事をしていると、
「ん?これって・・・どういう事?」

 

「ん~。分からないなぁ・・・。」
ってなることもあると思います。

 

そういう時は、すぐに誰かに聞くのではなくて、

まずは自分で調べてみましょう。

 

「人に聞く方が手っ取り早いし、すぐに分かるし、楽だよ。」

 

と思われる人もいるかも知れませんが、簡単に分かってしまうと、
すぐに忘れてしまう可能性も高いです。

 

ですが、自分で苦労して調べた事はなかなか忘れませんし、
自分で調べる力をつけておいた方が後々役に立ちます。

 

最初はすごく時間がかかるかも知れませんが、
自分で調べることに慣れてくると、

 

コツが掴めてきて、調べるスピードも上がってきます。

 

急ぎの仕事で、「自分で調べている時間がない!」
って時は除いて、

 

出来るだけ自分で調べるようにして、自分の能力を上げていきましょう。

 

 

 

 

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