仕事に役立つExcel術(検索と置換)

ネットで稼ぐ

仕事の効率アップに

ぜひ覚えてもらいたい機能があります。
それは、『検索と置換』です。

 

これは、使っている人と使ってない人とでは、
仕事の速さにかなりの差が出てしまうと思います。

 

今まで『検索と置換』を使ってなかった方は、
今日から劇的に仕事のスピードがアップするでしょう!

 

ぜひ、使ってみて下さい。

 

探したい文字がある時は

例えば、大量のデータの表の中から「この文字を探したい!」って時ありますよね。
自力で1つ1つ見ながら探していくのは、あまりにもしんどすぎます。

 

「サクッと一瞬で探したい文字が探せたら良いのに・・・」と思いませんか?

 

なんと、『検索』を使えば、サクッと一瞬で探したい文字が探せるのです。
これは、本当に頼もしい!

 

では、『検索』の使い方を見ていきましょう。

 

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まず、『Ctrl + F(Ctrlキーを押しながら、F キーを押す)』を押します。

 

すると、「検索と置換」のダイアログボックスが出てきますので、
「検索する文字列」に検索したい文字を入力し、
「すべて検索」or「次を検索」をクリックします。

 

これで、検索した文字が入力されているセルが選択されます。

 

この時、範囲を選択しなければシート全体から検索しますが、
選択範囲を指定したい時は、マウスで範囲選択しましょう。

 

『検索』を終了する時は、「閉じる」をクリックします。

 

文字を置き換えたい時は

大量のデータを打ち終えて「やっと表が完成した~!」
と喜んでいる所に、修正依頼が・・・。

 

なんてこと、本当によくありますよね。

 

例えば、下記の表のように「株式会社」で入力しているのを、
「(株)」に修正しなければいけなくなってしまいました。

 

数が少なければ、なんてことないですが、大量のデータとなれば話は違います。

 

「せっかく頑張って作成したのに・・・。もっと、早く言ってよ~」
と半泣き状態になるところですが大丈夫。

 

置換』を使えば、あっという間に文字を置き換えることが出来るのです。

 

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では、『置換』の使い方を見ていきましょう。

 

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まず、『Ctrl + F(Ctrlキーを押しながら、F キーを押す)』を押します。

 

すると、「検索と置換」のダイアログボックスが出てきますので、
「置換」のタグをクリックします。

 

「検索する文字列」に「株式会社」と入力し、
「置換後の文字列」に「(株)」と入力し、「すべて置換」をクリックします。

 

すると、「株式会社」が「(株)」に置き換えられました。(図の①)

 

その時、範囲を選択しなければシート全体の文字が置き換えられるので、
選択範囲を指定したい時は、マウスで範囲選択するのを忘れないようにしましょう。

 

『置換』を終了する時は、「閉じる」をクリックします。

 

消したい文字がある時は

販売台数の「台」の文字を消して数字だけにしたい時は、
「検索する文字列」に「台」と入力し、「置換後の文字列」を空白にし、
「すべて置換」をクリックします。

 

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すると、「台」の文字が消えて、数字のみにすることが出来ました。(図の②)

 

 

 

 

 

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仕事に役立つExcel術(VLOOKUP関数)

このページでは、VLOOKUP関数についてご紹介していきます。
別表のデータとも簡単照合が出来、リスト入力作業が格段に楽になる関数です。

 

使い方は、少しややこしいですが、使いこなせるようになると、
とても便利なものなので、しっかり覚えていきましょう!

 

VLOOKUP関数

VLOOKUP(ブイルックアップ)関数は、
別表にある条件に合致したデータを表示する関数です。

 

品番を入力したら、別にある品番リストから、

対応する商品名や価格を、自動で表示したい時などに使います。

 

VLOOKUP(ブイルックアップ)関数の使い方は、
=VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,検索方法)』と入力します。

 

手入力でも良いのですが、「関数の挿入」ボタンを使った方が、
簡単に関数の計算が出来るので、そちらの方法で説明していきます。

 

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上図のように、品番を入力すると、
別表の製品リストの「製品名」と「単価」を自動で入力したい時は、

 

まず最初に、列番号のすぐ上にある「関数の挿入」ボタンをクリック →
関数の挿入ダイアログボックスが出る →
関数名で「VLOOKUP」を選択 → OK →

 

(関数名に任意のものが表示されてない時は、
上部にある「関数の検索」に関数名を入力し、「検索開始」をクリックする)

 

「検索値」には、品番のセルを入力するので、「A2」と入力する →
「範囲」には、別表の製品リストを指定するので、

「G3~I7」をマウスで範囲選択する

 

(この時、セル範囲を「絶対参照」にしたいので、
範囲選択した後に、「F4」キーを押し、「$」マークを付ける) →

 

「列番号」には、別表の製品リストの、何列目のデータを取り出すか、

を指定するので、「2」と入力する →

 

「検索方法」には、検索値である品番と別表の製品リストの品番が、
完全に一致するので、「FALSE」と入力する → OKをクリック

 

すると、品番に対応した「製品名」が表示されます。

 

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同じように「単価」も自動で表示させたいので、
関数式の入ったセルをコピー(ドラッグでも可)します。

 

すると、「検索値」のセルがずれてしまうので「B2」→「A2」に修正し、
「列番号」は今回は3列目なので、「3」に修正します。

 

これで、「単価」も表示させることが出来ました。
後は、計算式を下のセルに、コピー(ドラッグでも可)すればOKです。

 

「検索方法」を「TRUE」にすると・・・

VLOOKUP(ブイルックアップ)関数の、
「検索方法」を「TRUE」にすると、完全一致ではなく、
検索値以下で最も近い数値」を表示することが出来ます。

 

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上図のように、重量が0~1kg未満なら250円、1kg~5kg未満なら500円などの、
重量別の「運送代リスト」から指定した重量に対応する運送代を調べたい時は、

 

下図のように「検索方法」に「TRUE」を指定します。

 

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すると、「運送代リスト」の「0,1,5,10」の中で、
「0.5」以下で最も近い数値の「0」が合致し、「運送代」に「250」が表示されます。

 

別表が昇順(小さい順)に並んでいないといけないので、注意が必要です。

 

「エラーコード」を表示させたくない時は

VLOOKUP(ブイルックアップ)関数が入力されている表で、
「検索値」である「品番」が空欄になっていると、「エラーコード」が表示されます。

 

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この「エラーコード」を表示させたくない時は、
IF関数を使って、品番が「空欄」なら、「空欄」を、そうでなければ、
VLOOKUP(ブイルックアップ)関数の計算結果を表示させる指示をします。

 

入力方法は

=IF(A3="","",VLOOKUP(A3,$G$3:$I$7,2,FALSE))」となります。
空欄は「""」(ダブルクォーテーション2つ)を入力します。

 

これで、「エラーコード」を表示させないように出来ました。

 

 

 

 

 

 

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仕事に役立つExcel術(IF関数)

このページでは、IF関数についてご紹介していきます。

 

集計データの中から「〇〇以上」など、条件に合ったデータを分析するのに、
とても便利なものなので、しっかり覚えていきましょう!

 

IF関数

IF(イフ)関数は、条件に応じて表示や計算内容を変更する関数です。

 

集計データの表で、数値が目標値を達成しているものと、
そうでないものが、分かるように表示したい時などに使います。

 

IF(イフ)関数の使い方は、
=IF(論理式,真の場合,偽の場合)』と入力します。

 

手入力でも良いのですが、「関数の挿入」ボタンを使った方が、
簡単に関数の計算が出来るので、そちらの方法で説明していきます。

 

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上図のように、支店別の販売台数が集計された表で、目標販売台数が1000台で、
目標を達成した場合(1000台以上)は「〇」、
そうでない場合は「×」を入力したい時は、

 

まず最初に、列番号のすぐ上にある「関数の挿入」ボタンをクリック →
関数の挿入ダイアログボックスが出る → 関数名で「IF」を選択 → OK →

 

「論理式」に販売台数が1000以上と入力するので、「B2>=1000」と入力する →
「真の場合」には、指定した条件が成立する時なので、「"〇"」と入力する →
「偽の場合」には、指定した条件が成立しない時なので、「"×"」と入力する →

 

OKをクリック
すると、計算結果が表示されます。

 

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文字を入力する時は、「"」(ダブルクォーテーション)で囲むのですが、
「関数の挿入」ボタンを使用した時は、「"」が自動で入力されるので、
自分で入力する必要はありません。

 

同じように他の支店の評価も出したいので、
A支店の評価のセルをコピー(ドラッグでも可)すればOKです。

 

論理式で使用する記号

論理式で使用する記号には、今回使用した「>=1000」(1000以上)、
以外にもいろいろな記号がありますので、下記を参照して下さい。

 

  • "A=B"・・・  AとBが等しい
  • "A<>B"・・・AとBが等しくない
  • "A>B"・・・  AがBより大きい
  • "A<B"・・・  AがBより小さい
  • "A>=B"・・・AがB以上
  • "A<=B"・・・AがB以下

 

 関数のネスト

関数の中に、更に関数を入れることが出来るのですが、
これを「関数のネスト」と言います。

 

例えば、「販売台数が1000台以上なら・・・」と、
条件が1つの時は関数は1つで良いのですが、

 

「販売台数が1000台以上なら〇で、1000台より少ないけど、700台以上なら△、
そうでないなら×を入力したい。」
と条件が2つになると、関数をもう1つ増やすことになります。

 

先ほど入力した「=IF(B2>=1000,"〇","×")」の関数式の、
「偽の場合」である「"×"」の部分に、IF関数を入れたいので、

 

「A支店」の評価のセルをWクリックして、
「=IF(B2>=1000,"〇",IF(B2>=700,"△","×"))」
と関数式を入力します。

 

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こうすることで、「販売台数が1000台以上なら〇。そうでないなら、
700台以上なら△で、そうでないなら×。」という条件を指定することが出来ます。

 

関数のネストは使いこなせるようになると、とても便利なものですが、
慣れない内は難しいと思います。

 

何度も練習して、習得していきましょう!

 

 

 

 

 

 

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仕事に役立つExcel術(AVERAGE/LARGE関数)

このページでは、AVERAGE関数LARGE関数についてご紹介していきます。

 

集計データの平均値や、上位の数値などを分析するのに、とても便利なものなので、
しっかり覚えていきましょう!

 

AVERAGE関数

AVERAGE(アベレージ)関数は、平均値を求める関数です。
集計データの表で、平均値がどれくらいなのか知りたい時などに使います。

 

AVERAGE(アベレージ)関数の使い方は、
=AVERAGE(数値1,数値2,・・・)』と入力します。

 

手入力でも良いのですが、「関数の挿入」ボタンを使った方が、
簡単に関数の計算が出来るので、そちらの方法で説明していきます。

 

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上図のように、支店別の販売台数が集計された表で、
全支店の平均販売台数を知りたい時は、

 

まず最初に、列番号のすぐ上にある「関数の挿入」ボタンをクリック →
関数の挿入ダイアログボックスが出る →
関数名で「AVERAGE」を選択 → OK →

 

「数値1」に販売台数の範囲を入力するので、「B2~B6」をマウスで範囲選択する →
OKをクリック
すると、計算結果が表示されます。

 

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AVERAGE(アベレージ)関数は、
指定したセル範囲の中に、空欄のセル文字が含まれている場合は、
それらのセルを除外し、数値のセルだけを対象に平均を計算してくれます。

 

販売台数が「0台」の時は、
空欄にせずに「0」と入力するのを忘れないようにしましょう!

 

LARGE関数

LARGE(ラージ)関数は、
大きいほうから数えて、指定した順位となる数値を調べる関数です。

 

商品の評価点が集計された表の中で、上位の点数が知りたい時などに使います。

 

LARGE(ラージ)関数の使い方は、
=LARGE(配列,順位)』と入力します。

 

手入力でも良いのですが、「関数の挿入」ボタンを使った方が、
簡単に関数の計算が出来るので、そちらの方法で説明していきます。

 

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上図のように、順位が「1位、2位、3位」のそれぞれの評価点が知りたい時は、

 

まず最初に、列番号のすぐ上にある「関数の挿入」ボタンをクリック →
関数の挿入ダイアログボックスが出る → 関数名で「LARGE」を選択 → OK →

 

「配列」には評価点欄の範囲を入力するので、「B2~B6」をマウスで範囲選択する
(この時、セル範囲を「絶対参照」にしたいので、
範囲選択した後に、「F4」キーを押し、「$」マークを付ける) →

 

「順位」は「1」を指定するので、「D2」のセルをクリック → OKをクリック
すると、計算結果が表示されます。

 

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同じように順位「2」、「3」の評価点も出したいので、
順位「1」の評価点のセルをコピー(ドラッグでも可)すればOKです。

 

関連する関数

LARGE(ラージ)関数に関連した関数に下記のものがあるので、
一緒に覚えておくと便利です。

 

SMALL(スモール)関数は、指定したセル範囲内で、
小さいほうから数えて、指定した順位となる数値を調べる関数です。

 

 

 

 

 

 

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仕事に役立つExcel術(COUNT/COUNTIF関数)

このページでは、COUNT関数COUNTIF関数についてご紹介していきます。

 

集計表の大量のデータを分析するのに、とても便利なものなので、
しっかり覚えていきましょう!

 

COUNT関数

COUNT(カウント)関数は、数値が入力されたセルの個数を数える関数です。
集計データの表の中で、数値が入力されている項目の数が知りたい時などに使います。

 

COUNT(カウント)関数の使い方は、
=COUNT(値1,値2,・・・)』と入力します。

 

手入力でも良いのですが、「関数の挿入」ボタンを使った方が、
簡単に関数の計算が出来るので、そちらの方法で説明していきます。

 

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上図のように、支店別の販売台数が集計された表で、
調査済み(数値が入力されている)の支店の数を知りたい時は、

 

まず最初に、列番号のすぐ上にある「関数の挿入」ボタンをクリック →
関数の挿入ダイアログボックスが出る → 関数名で「COUNT」を選択 → OK →

 

「値1」に販売台数の範囲を入力するので、「B2~B6」をマウスで範囲選択する →
OKをクリック

 

すると、計算結果が表示されます。

 

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関連する関数

COUNT(カウント)関数に関連した関数に下記のものがあるので、
一緒に覚えておくと便利です。

 

COUNTA(カウントエー)関数は、指定したセル範囲内で、数値、文字を問わず、
空欄以外のデータが入力されている全てのセルの数を数える関数です。

 

COUNTIF関数

COUNTIF(カウントイフ)関数は、
指定した条件と一致したセルの個数を数える関数です。

 

商品の評価が集計された表の中で、評価別の商品の数が知りたい時などに使います。

 

COUNTIF(カウントイフ)関数の使い方は、
=COUNTIF(範囲,検索条件)』と入力します。

 

手入力でも良いのですが、「関数の挿入」ボタンを使った方が、
簡単に関数の計算が出来るので、そちらの方法で説明していきます。

 

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上図のように、評価「A」、「B」、「C」のそれぞれの商品の数が知りたい時は、

 

まず最初に、列番号のすぐ上にある「関数の挿入」ボタンをクリック →
関数の挿入ダイアログボックスが出る →
関数名で「COUNTIF」を選択 → OK →

 

「範囲」には評価欄の範囲を入力するので、「B2~B6」をマウスで範囲選択する →
「検索条件」は「A」を指定するので、「D2」のセルをクリック → OKをクリック
すると、計算結果が表示されます。

 

同じように評価「B」、「C」の台数も出したいので、
評価「A」の台数のセルをドラッグすれば良いのですが、

ここで1つ注意点があります。

 

このまま、普通にドラッグして計算式をコピーすると、
セルが1つずつずれてしまいます。
今回は評価の選択した範囲を、ずれないようにしたいので、「絶対参照」を使います。

 

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「範囲」でセル範囲を選択した後に「F4」キーを押します。
すると、「$」マークが付きますので、これで範囲をずれないように出来ました。

 

検索条件の入力方法

検索条件には、今回のように「A」と等しい、といった条件以外にも、
いろいろな条件を指定することが出来ます。

 

条件の入力方法は下記を参照して下さい。

 

  • "A"・・・・ 「A」と等しい
  • "A*"・・・・「A」で始まる
  • "*A*"・・・ 「A」を含む
  • "<>A"・・・ 「A」と異なる
  • 100・・・・・100と等しい
  • ">=100"・・・100以上
  • ">100"・・・ 100より大きい
  • "<=100"・・・100以下
  • "<100"・・・ 100より小さい

 

 

 

 

 

 

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仕事に役立つExcel術(SUMIF/ROUND関数)

このページでは、SUMIF関数ROUND関数についてご紹介していきます。
SUM関数と同じく、よく使う関数になるので、しっかり覚えていきましょう!

 

SUMIF関数

SUMIF(サムイフ)関数は、

条件に合致したセルの数値の合計を計算する関数です。

 

複数の費目が入力された表で、費目ごとの数値の合計が知りたい時などに使います。

 

SUMIF(サムイフ)関数の使い方は、
=SUMIF(範囲,検索条件,合計範囲)』と入力します。

 

手入力でも良いのですが、「関数の挿入」ボタンを使った方が、
簡単に関数の計算が出来るので、そちらの方法で説明していきます。

 

仕事

 

上図のように、費目が「交通費」の数値だけを合計したい時は、

 

まず最初に、列番号のすぐ上にある「関数の挿入」ボタンをクリック →
関数の挿入ダイアログボックスが出る → 関数名で「SUMIF」を選択 → OK →

 

「範囲」には費目欄の範囲を入力するので、「B2~B7」をマウスで範囲選択する →
「検索条件」は「交通費」を指定するので、「E2」のセルをクリック →

 

「合計範囲」には金額欄の範囲を入力するので、
C2~C7」をマウスで範囲選択する → OKをクリック

 

すると、計算結果が表示されます。

 

同じように「通信費」と「消耗品費」の合計も出したいので、
「交通費」の合計のセルをドラッグすれば良いのですが、

ここで1つ注意点があります。

 

このまま、普通にドラッグして計算式をコピーすると、
セルが1つずつずれてしまいます。

 

今回は費目と金額の選択した範囲を、
ずれないようにしたいので、「絶対参照」を使います。

 

仕事

 

「範囲」と「合計範囲」でセル範囲を選択した後に「F4」キーを押します。
すると、「$」マークが付きますので、これで範囲をずれないように出来ました。

 

SUMIF(サムイフ)関数を使うと、
「範囲」の中で、「検索条件」に指定した文字と一致したセルを調べ、
そのセルと同じ行にある「合計範囲」の数値だけを合計することが出来ます。

 

ROUND関数

ROUND(ラウンド)関数は、数値を四捨五入する関数です。
数値を任意の桁数で四捨五入したい時などに使います。

 

ROUND(ラウンド)関数の使い方は、
=ROUND(数値,桁数)』と入力します。

 

手入力でも良いのですが、「関数の挿入」ボタンを使った方が、
簡単に関数の計算が出来るので、そちらの方法で説明していきます。

 

仕事

 

上図のように、数値をいろいろな桁数で四捨五入する時は、

 

まず最初に、列番号のすぐ上にある「関数の挿入」ボタンをクリック →
関数の挿入ダイアログボックスが出る → 関数名で「ROUND」を選択 → OK →

 

「数値」は計算対象の数値が入力されている「A2」のセルをクリック →
「桁数」は一の位を指定するので、「-1」を入力 → OKをクリック
すると、計算結果が表示されます。

 

仕事

 

どの位で四捨五入をするかを示す「桁数」の指定の仕方は下記のようになります。

 

  • 「-3」・・・百の位
  • 「-2」・・・十の位
  • 「-1」・・・一の位
  • 「0」 ・・・小数第一位
  • 「1」 ・・・小数第二位
  • 「2」 ・・・小数第三位
  • 「3」 ・・・小数第四位

 

小数第一位を四捨五入する時が「0」で、そこを基準に覚えておくと良いと思います。

 

関連する関数

ROUND(ラウンド)関数に関連した関数に下記のものがあるので、
一緒に覚えておくと便利です。

 

  • ROUNDDOWN(ラウンドダウン)関数:数値を指定した桁数で切り捨てる
  • ROUNDUP(ラウンドアップ)関数:数値を指定した桁数で切り上げる

 

 

 

 

 

 

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仕事に役立つExcel術(関数の基本/SUM関数)

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仕事をする上で欠かせないソフトと言えば

Excel」ですよね。
会社でも多くの人達が使用していると思います。

 

ですが、実は使いこなせている人は

少ないかも知れません。

 

Excelの「関数」という魔法のツールをマスターして、
仕事をサクサク進めてみませんか?

 

関数って聞くと「難しそう・・・。」と敬遠する人もいるかも知れませんが、
使いこなせると格段に仕事のスピードが早くなって、効率アップにつながります。

 

少しずつ覚えていきましょう!

 

関数の基本を知ろう

関数とは、Excelがもつ機能(複雑な計算や、文字編集など)に

名前を付けたものです。

 

関数名を入力するだけで、すぐにその機能を利用することが出来ます。

 

関数の入力方法

入力方法は、まず最初に「=(イコール)」を入力し、次に「関数名」、「カッコ」、
引数(ひきすう)」を入力し、最後に「カッコ」で閉じて「Enter」を押す。

 

これで、計算結果がセルに表示されます。

 

※「引数」とは、関数を使う時に何らかの指示をするもので、
計算の関数では、セルの範囲を引数として指定します。

 

関数を使うには、上記で説明した通り直接入力しても良いですが、
列番号のすぐ上にある「関数の挿入」ボタンを使うと、
より簡単に関数を使うことが出来ます。

 

仕事

 

使い方は、
「関数の挿入」ボタンをクリック → 関数の挿入ダイアログボックスが出る →
関数名を選択 → OK → 引数を入力 → OKをクリック
これで、計算結果がセルに表示されます。

 

関数名が分からない時は、関数の挿入ダイアログボックスの「関数の検索」に、
やりたいことを入力して(図1)、「検索開始」をクリックすると(図2)、
関数名が表示されるので、とても便利です。

 

関数名を選択すると(図3)、関数の説明が表示されます(図4)。
その関数で良ければ、「OK」をクリックします(図5)。

 

仕事

 

入力した計算式は、

他のセルにコピー(ドラッグでも可)して使用することが出来ます。

 

その時、引数で指定したセル範囲も自動でずれてくれるので、
再入力する必要はありません。

 

一度入力した計算式を修正するには、
セルを「Wクリック」して、直接書き換えることが出来ます。

 

絶対参照とは

入力した計算式を、他のセルにコピーして使用する時に、

セル範囲がずれると困るケースがあります。

 

その時はセル範囲を「絶対参照」にすると、ずれなくなります。

 

「絶対参照」にするには、引数を入力する時に「F4」キーを押します。
すると、引数に「$」マークが付きます。

これで、「絶対参照」に出来ました。

 

仕事

 

「$」マークを手入力してもOKです。

 

計算結果(値)を残しておきたい時は・・・

他のセルを参照している関数は、参照元のセルの値を変えたり削除したりすると、
計算結果が自動的に変わります。

 

現在の計算結果を残しておきたい時は、
コピー → 右クリック → 形式を選択して貼り付け →
ダイアログボックスで「」を選択(図1)→ OK(図2)

 

とすると、計算結果の値だけをコピーすることが出来ます。

 

仕事

 

SUM関数

SUM(サム)関数は、数値の合計を計算する関数で、
最も使用頻度が高い関数だと思います。

 

売上金額や販売台数などをまとめた表で、数値の合計を知りたい時などに使います。
SUM(サム)関数の使い方は、『=SUM(数値1,数値2)』と入力します。

 

仕事

 

上図のように、5月の売上金額の合計を出したい時は、
「数値1」に「C3:C7」とセル範囲を入力します。

 

すると、計算結果が表示されますので、横にドラッグすると、
6月と7月の合計も同じように計算されます。

 

仕事

 

セル範囲を入力する時は、開始セルと終了セルを「:」(半角コロン)で区切ります。

 

指定した範囲の中に、数値以外の文字があった場合は、
それを無視して数値のみの合計を計算してくれます。

 

SUM(サム)関数は、離れた複数のセル範囲の合計を計算することも出来ます。

 

例えば、D3~D5セルとE3~E5セルの合計を計算したい時は、
=SUM(D3:D5,E3:E5)』の様に、
セル範囲を「,」(半角カンマ)で区切って入力すればOKです。

 

上記で説明した通り直接入力しても良いですが、
SUM(サム)関数は、使用頻度が高い関数なので、

専用のボタンが用意されています。

 

ツールバーの中にある、「∑」(オートSUM)ボタンを押すだけで、
簡単に式を入力出来るようになっています。

 

合計の対象となるセル範囲も、自動で設定されるので、入力が非常に楽になります。

とても便利なので、使ってみて下さい。

 

 

 

 

 

 

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